Firmy wybierają rozmaite miejsca na zorganizowanie konferencji. Część z nich korzysta z własnego zaplecza konferencyjnego. Jednak zdecydowana większość wynajmuje specjalne ośrodki konferencyjno-szkoleniowe, hotele, pensjonaty oraz mniej typowe lokalizacje, jak dworki, pałace, muzea czy hale sportowe. Wiele zależy od ogólnej koncepcji wydarzenia. Przedstawiamy dziś kilka powodów, dla których konferencję warto zorganizować w hotelu.
Korzystna lokalizacja
Hotele zazwyczaj zlokalizowane są w łatwo dostępnych miejscach. To ogromne udogodnienie dla uczestników konferencji, gdyż nie mają problemów z dotarciem do celu. Nie musimy wówczas obawiać się żadnych opóźnień i kłopotów. Każdy większy hotel posiada również własne miejsca parkingowe. Goście nie są, zatem zmuszeni do szukania ich kilka ulic dalej. Jeżeli nie zapewnimy uczestnikom dogodnych warunków dojazdu, prawdopodobnie część z nich zrezygnuje z uczestnictwa w wydarzeniu.
Idealne sale konferencyjne
Bez trudu znajdziemy hotele posiadające specjalne sale konferencyjne. Niektóre z nich dysponują nawet bardzo nowoczesnymi kompleksami szkoleniowo-konferencyjnymi. Mając do wyboru więcej, niż jedną salę w obiekcie możemy łatwiej dostosować ją do charakteru prelekcji i liczby uczestników. Musimy oczywiście na wstępie poszukiwań określić dokładnie liczbę gości. Rozpiętość powierzchniowa sal jest bardzo duża, a wielkość sali nie powinna być ani zbyt duża, ani za mała.
Profesjonalne zaplecze
Sala to nie wszystko. Równie ważne jest profesjonalne zaplecze techniczne, które pozwoli na sprawne przeprowadzenie konferencji. Kluczową kwestią jest odpowiedni sprzęt. Potrzebne będą komputery, laptopy, rzutniki, ekrany oraz mikrofony. Im lepsza ich jakość, tym większy komfort słuchających i oglądających wystąpienia. Możemy liczyć na to, że hotel posiadający profesjonalną salę konferencyjną, będzie dysponował również odpowiednim sprzętem. Nie musimy wówczas martwić się o jego wynajmowanie i transport.
Catering
Ciepły posiłek, przekąski i napoje to konieczność, jeżeli konferencja trwa kilka godzin. Głodny uczestnik konferencji z pewnością nie będzie mógł się skupić na przekazywanych treściach. Możliwość skorzystania z hotelowej restauracji i jej usług cateringowych zdejmuje z głowy organizatorów kolejny kłopot.
Miejsca noclegowe
Często zdarza się, że uczestnicy konferencji pochodzą z innych miast, a nawet krajów. W tej sytuacji zapewnienie noclegu jest obowiązkiem organizatora. Wynajmując pokoje w hotelu, w którym odbywa się konferencja, nie musimy troszczyć się dodatkowo o transport gości między miejscem prelekcji, a obiektem noclegowym. Wszystko znajduje się w jednym miejscu. To ogromne ułatwienie logistyczne.
Dodatkowe atrakcje
Konferencja bardzo często ma dodatkowy wymiar: towarzyski i integracyjny. Dlatego warto zatroszczyć się, aby na miejscu można było zorganizować dodatkowe atrakcje. Wypad w góry, spacer po malowniczej okolicy, wizyta w hotelowym SPA, skorzystanie z basenu. Relaks i odprężenie pozwoli z większą energią przystąpić do pracy w trakcie kolejnych konferencyjnych wydarzeń. To szczególnie istotne w przypadku konferencji kilkudniowych.
Top 3